Ilustração: duas pessoas a organizar cartões num quadro de planeamento.

Quando o trabalho flui, o negócio avança.

Melhoramos a forma como o trabalho circula entre pessoas, equipas e sistemas. Identificamos bloqueios, clarificamos responsabilidades e implementamos processos e rotinas de gestão, no escritório e na operação.

Melhorar os processos da minha empresa

Reconhece algum destes desafios?

Trabalho parado.
O trabalho fica parado quando passa de uma equipa para outra.
Responsabilidades pouco claras.
As responsabilidades só se esclarecem quando surge um problema.
Sempre a apagar fogos.
Há urgências constantes, mas falta uma leitura comum das causas.

Clareza entre uma tarefa e a seguinte.

Trabalhamos os processos, a distribuição de responsabilidades e a informação usada para decidir. O âmbito pode concentrar-se num fluxo com bloqueios ou abranger a coordenação entre equipas.

Falar das suas prioridades

Mapeamos o percurso de um pedido até à conclusão: entradas, etapas, esperas, aprovações e retrabalho. Procuramos a causa dos bloqueios antes de desenhar o processo proposto.

Como trabalhamos

Perceber onde o trabalho para
Recolhemos a perspetiva de quem decide e de quem executa. Analisamos processos, ferramentas e dados existentes.
Desenhar uma forma de trabalhar
Acordamos prioridades, responsabilidades e critérios de acompanhamento. Validamos as mudanças com as pessoas envolvidas.
Experimentar e consolidar
Aplicamos as mudanças num âmbito controlado, revemos o que funciona e documentamos a rotina para a equipa continuar.

Como avaliamos o trabalho

Registamos o ponto de partida e comparamos o fluxo após a mudança: tempo até à conclusão, trabalho em espera e retrabalho, conforme o caso. Mantemos o mesmo critério de contagem e revemos diferenças de volume ou complexidade.

Para começarmos

Um responsável com capacidade de decisão e uma área ou processo prioritário.
Participação das pessoas que executam o trabalho e das equipas com quem interagem.
Processos, modelos, ferramentas e dados operacionais disponíveis, mesmo que ainda estejam dispersos.

Antes de contratar

É preciso comprar um novo sistema?

Não necessariamente. Muitas melhorias começam por clarificar etapas, decisões e utilização das ferramentas atuais. A seleção ou implementação de software só entra se fizer parte do âmbito.

Podemos começar por um único processo?

Sim. Um fluxo delimitado permite testar mudanças e aprender antes de as estender a outras equipas.

Quem implementa as mudanças?

Normalmente, a equipa mantém os responsáveis internos pelas decisões e pela execução diária. O nosso papel no desenho, na implementação e na adoção das mudanças é ajustado às necessidades da organização.

Como se mede a melhoria?

Escolhemos indicadores adequados ao processo, como tempo de passagem, trabalho em espera, retrabalho ou capacidade. Confirmamos primeiro se existem dados fiáveis para comparar a evolução.

Onde é que o trabalho deixa de avançar?

Escolha um processo que costuma parar entre pessoas ou equipas. Percorremos um exemplo do início ao fim e definimos uma melhoria que possa ser testada antes de alargar a intervenção.

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